Catatan Diklat Pelayanan Prima: Menentukan Indikator Keberhasilan Pelayanan PPID

“Kank, walaupun belum begitu jelas tentang tugas PPID namun saya ingin menyelanggarakannya secara profesional  terutama dalam media komunikasi nya  yang berbasis ICT adakah kiat sederhana dalam pelaksanaannya,terutama untuk masyarakat pendidikan ..?”

Kita mulai dari PPID  yang dimaksud PPID  adalah pejabat yang bertanggung jawab  dibidang penyimpanan informasi ,pendokumentasian ,penyediaan  dan pelayanan informasi.

Dimulai dengan tujuan penyediaan petugas PPID yang berazaskan:bersifat terbuka ,dapat diakses secara mudah cepat ,akurat ,biaya ringan dan sederhana. ,misalnya dalam bidang pemanafaatan  TIK ,tujuan web PPID  pada instansi  anda  adalah sebagai   salah satu media peyampaian informasi  semestinya menyangkut hal pokok yang dapat memenuhi kebutuhan masayarakat.

1.  Pelayanan informasi  seputar  produk kebijakan ,pendanaan ,syarat administrasi ,tempat pelayanan ,waktu ,unit/bidang yang bersangkutan dsb.

2.  Palayanan yang bersifat petunjuk/arah  maksudnya dalam web tersebut juga memuat petunjuk /arah dalam penggunaan aplikasi atau tata cara teknis maupun administrasi sebuah aktivitas kegiatan  yang dibutuhkan .seperti tata cara pengumpulan data  kelengkapan kepegawaian dsb.

3.  Pelayanan yang bersifat memberikan solusi atas informasi yang dibutuhkan berkaitan dengan produk (kebijakan ) ataupun layanan .

4.  Menerima  dan menindak lanjuti keluhan yang disampaikan oleh masayarakat  secara tuntas.

Jika perlu  tentukan indikator keberhasilan  keberhasilan  atau  efektifitas pelayanan sebuah layanan  informasi  dengan score card dalam bentuk angket atau quiz yang tersedia pada web anda dari sudut pandang kepuasan pelanggan (costumer satisfaction ) atau kotak saran saat layanan tatap muka .

Oleh karena itu  dalam penyusunan  SOP petugas PPID  haruslah mengacu pada  indikator yang ingin dicapai tadi.Kepada petugas  PPID  ukuran efektifitas kinerja nya dapat diarahkan  atau dikelompokan pada kategori  pada kecepatan ,keakuratan  dan ketuntasan pada pemberian informasi  yang dibutuhkan masyarakat  atau sering disebut sebagai  “sevice level”  sedangkan kelompok berikutnya adalah mengukur tentang mutu kinerjanya.

Pengembangan system informasi dan komunikasi terpadu pada jaringan internal instansi atau organisasi   semestinya dapat terakomodasi melalui program Web yang tersedia pada lembaga PPID anda.Meskipun demikian  ICT system yang terbagun pada jaringan komunikasi network yang anda selenggarakan haruslah mengacu kepada solusi atau ketuntasan masyarakat dalam terpenuhinya hak memperoleh informasi    Sebagaimana tertuang dalam  UU KIP No 14/2008 yang secra lebih luas  mengatur aspek kebebasan informasi dengan tujuan menjamin  dan hak hak public  untuk mendapatkan informasi pada lembaga terkait.

Pada akhirnya muara dari ketuntasan dari pelayanan informasi publik  terletak pada kompetensi petugas PPID dalam penanganan keluhan serta kualitas penanganan keluhan masayarakat .Selamat berkarya